A importação no Brasil vem passando por transformações desde 2018, com a implementação de um processo atualizado. O foco do Novo Processo de Importação (NPI) é centralizar, padronizar e antecipar informações, reduzindo improvisos e aumentando o controle das operações.
O cadastro prévio de produtos, por exemplo, deixou de ser um detalhe operacional e se tornou uma etapa obrigatória e central para padronizar informações e aumentar a velocidade da operação.
Diante dessa mudança, resta uma dúvida: como preparar sua empresa para importar corretamente, minimizando problemas? A seguir, você confere o que fazer e detalhes sobre essa mudança. Acompanhe!
Importação: o que mudou com o Portal Único
O governo está concentrando o registro e o controle das importações em um só ambiente do Portal Único, integrando a Receita Federal e os órgãos que exigem licenças. Na prática, o controle das importações passa a ser mais estruturado, automatizado e baseado em dados previamente cadastrados.
Com isso, o cadastro de produto se tornou uma parte central do processo. Informações como descrição detalhada da mercadoria, classificação fiscal, país de origem, características técnicas e enquadramentos regulatórios são registradas em campos específicos e reutilizáveis.
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Por que o cadastro prévio virou etapa obrigatória
A exigência de um cadastro estruturado surgiu como uma resposta à necessidade de maior controle e transparência em importações. A concentração de informações no Portal Único permite que a Receita Federal análise riscos com mais precisão, identifique inconsistências e acelere processos de liberação se os dados estiverem corretos.
Isso muda a lógica do processo para o importador. Agora, não se trata mais do cumprimento de uma exigência documental, mas de garantir que os dados do produto estejam corretos desde o início, pois serão reutilizados em diferentes etapas.
Além disso, os órgãos anuentes que exigem licenças podem acessar essas informações no sistema. Uma descrição genérica ou uma classificação fiscal incorreta pode gerar exigências, atrasos e penalidades.
Por isso, o cadastro prévio deixa de ser opcional e se torna uma base para importações, aumentando a necessidade de consistência e organização.
Impactos práticos para empresas importadoras
O novo modelo exige visão de médio e longo prazo, principalmente para empresas que trabalham com volumes recorrentes ou múltiplos fornecedores internacionais. Isso vale tanto para quem já possui RADAR Receita Federal ativo quanto para empresas em processo de habilitação.
Outro impacto está na relação com parceiros externos. O despachante internacional, por exemplo, passa a depender ainda mais da qualidade das informações fornecidas pelo importador.
Empresas que não se adaptarem tendem a enfrentar mais problemas envolvendo fiscalização e custos. Por outro lado, aquelas que investem em organização cadastral ganham eficiência, reduzem retrabalho e fortalecem sua governança no comércio exterior.
Como se preparar: passo a passo para estruturar o cadastro de produtos
A adaptação ao novo processo de importação exige método. Confira, a seguir, um passo a passo com dicas que vão facilitar a preparação da sua empresa, minimizando a possibilidade de erros:
1. Crie uma base de produtos
O primeiro passo é criar uma base de produtos centralizada, que reúna todas as mercadorias importadas pela empresa. Essa base deve ser tratada como um documento vivo, constantemente revisado e atualizado.
2. Defina um padrão de descrição
Em seguida, é fundamental definir um padrão de descrição. As descrições precisam ser claras, técnicas e compatíveis com o que a Receita Federal e os órgãos anuentes esperam.
Termos genéricos ou comerciais demais aumentam o risco de questionamentos. O ideal é adotar um padrão que possa ser reutilizado ao longo do tempo sem gerar inconsistências.
3. Reúna informações técnicas sobre o produto
A reunião de todas as informações técnicas do produto, incluindo composição, aplicação, especificações, fabricante e país de origem, é essencial. Esses dados são importantes para validar a classificação fiscal e evitar divergências futuras. Sempre que possível, as informações devem ser obtidas antes do embarque, reduzindo riscos no desembaraço.
4. Valide códigos fiscais
A validação dos códigos fiscais deve ser tratada como uma etapa básica do processo. Uma NCM incorreta pode impactar tributos, exigências de licenciamento e a viabilidade econômica da operação. Contar com apoio especializado nessa etapa faz diferença, principalmente em operações mais complexas.
5. Organize a documentação antes do embarque e estabeleça um responsável para atualizar o cadastro
Por fim, é recomendável preparar a documentação antes do embarque e definir um responsável interno pelo cadastro de produtos. Essa pessoa ou equipe será encarregada de manter a base atualizada, revisar as informações e garantir que os novos itens sigam o padrão definido.
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